Стандартни, за целите на тази функция, наричаме набор от справки, които могат да се генерират бързо и лесно, но само в системният им вид, без групиране и сортиране на данните, без скриване/показване на колони. Единственият филтър, който може да дефинира потребителят тук е период.
Другата възможност за сравняване в този модул е на потребителски справки – такива, които са генерирани в секция Справки, с възможности за ползване на пълния набор инструменти за филтриране и структуриране на данните. (линк)
Стандартните справки са:
Справка
Ведомост Хонорари
Разширена ведомост
Ведомост без осиг.доход
Ведомост Аванси
Рекапитулация
Рекапитулация хонорари
Рекапитулация аванси
Рекапитулация без аванси
Рекапитулация по код 27
Разходи за работодател
Служебно име на файла
Vedomost_Honorari
Razshirena_Vedomost
Vedomost_Bez_OD
Vedomost_Avansi
Rekapitulaciq
Rekapitulaciq_Honorari
Rekapitulaciq_Avansi
Rekapitulaciq_Bez_Avansi
Rekapitulaciq_Kod27
Razhodi_Za_Rabotodatel
За да генерираш (единично или групово) стандартни справки:
Отваря се диалог за дефиниране на условия.
Двете секции Избор на файл за запис работят в синхрон, маркерите Файл1 и Файл2 са взаимно логически свързани. Те имат значение единствено и само за аритметичното действие, като определят знака (+/-) на разликите.
Избери период От_месец – До_месец за Файл1 и Файл2
Стартирай с бутона [Генерирай справка]. За всички маркирани справки се създават два файла за сравнение.
Бутон [Изтрий генерираните справки] – това е служебна функция, която изтрива всички файлове с генерирани автоматично стандартни справки, които са със стандартните служебни имена и се намират в системната директория (поддиректория на базата данни на фирмата): … \WinRz_5.0\Data\фирма\ExcelSources. Ползва се за почистване на директорията. Не засяга справки, които са били преименувани и записани с ново (потребителско) име. Функцията няма фатални последици, всяка изтрита с нея справка може да бъде генерирана отново.
В случай, че за избрана справка липсват данни, програмата извежда предупредително съобщение. Ако е стартирано групово генериране, след затваряне на съобщението за липса на данни с ОК, програмата продължава със следващата маркирана справка.
Затвори с ОК съобщението „Генерирането на справки завърши успешно“.
Генерираните двойки справки са готови за сравняване, стартирай от [Сравняване на справки].
Информация за любознателни
…\WinRz_5.0\Data\фирма\ExcelSources, в съответния файл име_на_справката_File1 и File2,
например, за рекапитулация Rekapitulaciq_File1.xls и Rekapitulaciq_File2.xls. Затова, при многофирмена версия на програмата, те не се припокриват и смесват, а за всяка фирма са на отделно физическо място.
При необходимост, всички файлове са нормално достъпни за обработка с външни средства.
За да сравниш две стандартни справки
Добра практика е, преди всяко сравняване на справки, да се затварят системните файлове в MS Excel, създадени и отворени при предишни сравнения. Това е в сила само за файловете със системни имена. Тези от тях, които са запазени под ново име (Save Us) не влияят върху нормалната работа на функцията и могат да останат отворени.
Избери бутон [Сравняване на справки], отваря се диалог за избор на вид справка.
Важно
Стартирай изпълнението с бутон [Сравни].
Най-напред програмата проверява за наличието на двата файла Vedomost_File1.xls и Vedomost_File2.xls. В случай, че някой от тях липсва, програмата извежда предупредително съобщение. Затвори с [ОК] и се върни достатъчно стъпки назад, според конкретните ти цели.
В случай, че файловете съществуват, програмата започва четене и верификация на данни, след което извежда съобщение за наличните два файла. За конкретния пример, сравняваме ведомости за септември и януари. Този процес може да отнеме време при база данни с по-значителен обем. Ако подготвените данни съвпадат с твоето желание, избери Да и сравнението продължава. Ако избереш Не, програмата се връща стъпка назад. За конкретния пример, сравняваме ведомости за септември и януари.
В случай, че вече има отворен такъв файл, например от генерирано предишно сравнение на същия вид справки, действията се определят от функциите на MS Excel, свързани с Replace file – запис върху съществуващия или запазване на съществуващия.
В случай, че желаеш да ползваш резултатния файл за по-дълго, използвай Save as, за да го запиши с подходящо име и на подходящо място.
Програма Работни заплати е готова за ново сравняване на генерирани вече справки. Стартирай ново сравнение или генерирай нови справки, според конкретните цели.
Информация за любознателни
…\WinRz_5.0\Data\фирма\ExcelSources, в съответния файл Result_име_на_справката_File.
Всички файлове в този модул са формат xls (Excel 97-2003 workbook). Постарали сме се да ползваме стандартни конструкции, които се четат успешно и от по-новите версии на MS Excel. Съществува, обаче, макар и с малка вероятност, възможност за съобщения на приложението, предизвикани от конкретната му версия и настройки, свързани с наличието вече на такъв файл (от предишно сравнение), запис с припокриване, запис под ново име, наличие на клетки със специфично форматиране и други.