Модул ГЕНЕРИРАНЕ/СРАВНЯВАНЕ НА СПРАВКИ в програма ПАСОСС-Работни заплати представлява инструмент, с който потребителят може лесно да сравни две еднообразни справки (от един и същи вид), като получи разликите в файл xls (Excel 97-2003 workbook). Например, ако се сравнят две рекапитулации – за м. март и за м.април, резултатът също прилича на рекапитулация, но в нея по удобен начин са показани само разликите между данните за двата месеца. Формално, първият зададен файл (Файл1) се приема за базов и той се сравнява с Файл2, като за едноименните редове се формират разликите Файл1-Файл2. Когато няма разлика, във файлът-резултат стойността е 0, а ако има разлика, тя е положително или отрицателно число, според резултатът от аритметичното действие. Ако разменим местата на двата файла (Файл 1 и Файл 2), всички разлики ще получат обратен знак.
Файлът-резултат има структурата на базовата справка (Файл1), като най-долу са добавени редовете, които фигурират само във втората справка (Файл2), но липсват в базовата (Файл 1). Стойностите за всеки ред са маркирани и цветово за по-лесно възприемане. За редовете, за които има разлика, стойностите са в червено, ако няма разлика – в черно. За редовете, които фигурират само в едната справка, но липсват в другата, стойностите са във виолетово и за всяка клетка е добавен коментар.
Модулът включва две основни функции – Генериране на справки и Сравняване на справки.
Генериране на справки
позволява, според нуждите на потребителя, да бъдат създадени автоматично една или няколко справки, съответно, за два произволни периода (вкл. от две различни години) – Файл1 и Файл2. Така генерираните справки са стандартни, в системен вид и без допълнителна възможност за филтриране и сортиране на данните. Единственият филтър, който потребителят може да дефинира е период. Независимо от начина, по който са генерирани справките – единично или групово, те се сравняват само поотделно, две по две (еднотипни).
Сравняване на справки
е функция, която сработва по два различни начина. Единият е да бъдат сравнени автоматично генерирани с предходната функция справки. Вторият – да бъдат сравнени потребителски файлове, генерирани в стандартното меню Справки и записани (специално) за сравнение. При форматирането на тези справки е напълно допустимо ползването на пълния арсенал инструменти за филтриране и/или сортиране на данните. Единственото условие за успешно сравняване остава това справките да са еднотипни.
Независимо от произхода на сравняваните файловете (стандартни или потребителски), резултатът е нов файл във формат xls (Excel 97-2003 workbook), с три листа (sheet) – данните от първия Файл1, данните от втория Файл2, лист с разликите за всяка клетка от двата файла: стойност_от_Файл 1 – стойност_от_файл 2. Той е напълно равнопоставен в MS Excel и достъпен за допълнителна обработка свободно и без ограничения, с всички налични в програмата инструменти. При работа на програмата в многофирмен вариант, файловете за всяка фирма се съхраняват отделно и не се припокриват. Когато резултатите от сравнението ще се ползват по-дълго, файлът може да бъде запазен с желано име и в желана от потребителя директория, тъй като служебния файл в системната директория на фирмата ще се ползва от програмата за следващото сравняване на този тип справки.
Кое как се прави?
Генериране и сравняване на стандартни справки виж тук .
Сравняване на потребителски справки
