Оптималните размери на редовете и колоните са пряк фактор за добрата визия и удобното ползване на една справка. Те могат да бъдат променяни с обичайния за подобни програмни продукти инструмент за дърпане на граничните линии – хоризонтални и вертикални. Така потребителят може да дефинира размерите всяка колона и/или ред според нуждите и желанието си. В програма ПАСОСС-Работни заплати 5 са разработени и три инструмента, с които потребителят може да автоматизира и оптимизира размерите на колоните и редовете, с оглед общата визия на справката. Работата с тези инструменти е лесна и удобна. Те са достъпни от контекстно меню, изведено с десен клик на мишката, някъде върху справката. Резултатите след приложението на всеки от тях са показани по-долу.
Използваме за база справка Ведомост. Нормално, ако не е дефинирано друго, тя се генерира в служебен (системен) вид:
В конкретния пример справката има по-голяма от необходимата ширина и не се показва изцяло. Вижда се, че във всяка колона могат да бъдат спестени по няколко позиции от празни полета. Лесно и удобно това се прави с функцията Автоматично оразмери колоните.
Тя определя ширината на всяка колона по най-дългия полезен текст (текстов низ) от нейните елементи, включително заглавието й.
Ширината на справката може да бъде намалена и ръчно, чрез влачене на вертикалната граница между съседни колони, например Име и Начисления. В стеснената колона, обаче, е отрязано част от съдържанието (имената на служителите). В случай, че е важно то да бъде изцяло видимо, може да се ползва функцията Автоматично оразмери редовете.
Тя определя височината на редовете така, че в клетката с най-дългия полезен текст (текстов низ) той да бъде видим изцяло. Това оразмеряване не се прилага върху заглавния ред.
Най-малка ширина на справката се получава с функцията Вертикални заглавия на колоните. Тогава колоните се оразмеряват автоматично, като ширината на всяка се определя от клетката с най-дългия полезен текстов низ, а заглавията на колоните се изписват вертикално:
Системният изглед на справката се възстановява с функцията Върни начален размер.
Освен възможността за ръчно оразмеряване на редовете и колоните, диалогът за разглеждане на справки предоставя на потребителя и инструмент за ръчно подреждане (разместване) на колоните. Това става по приетия за стандартен в общата софтуерна практика начин, чрез влачене на желаната колона до новото й място, което по време на движението се маркира с вертикална черна линия. Примерът показва преместването на колоната Подпис, между Чисто и Осиг.доход:
Новият изглед на справката, получен след автоматично оразмеряване (и разместване) на колоните и редовете, може да бъде записан за бъдещо бързо и удобно ползване с функцията Запис на изглед.
В този вид справката може да бъде експортирана в MS Excel®.
