Съгласно чл. 173, ал. 1 от Кодекс на труда, до 31.12.2011 година, всеки работодател би следвало да е утвърдил график за ползването от работниците и служителите на платен годишен отпуск за 2012 година. Целта на този график е да осигури възможност на всички да ползват платения си годишен отпуск до края на календарната година, за която се полага. Неговото изготвяне е свързано с консултации със синдикатите, отчитане на личните предпочитания от една страна и нуждите на предприятието от друга.

Платеният годишен отпуск за 2012 година, включен в графика за ползване на всеки служител, условно се разделя на две части:

• за текущата година – включва основния годишен платен отпуск и всички допълнително полагащи се дни за 2012 г;
• от минали години – включва отложени за ползване дни от минали години и е съставен от три части: към 31.12.2009 г., от 2010 г. и от 2011 г.

Според § Зж от преходните разпоредби на Кодекс на труда, неизползваният платен годишен отпуск или част от него (без ограничение на дните) за 2010 г., включително отложеният по реда на чл. 176, ал. 1, може да се ползва до 31 декември 2012 г.

Отложените отпреди 2010 г.  дни платен годишен отпуск могат да се ползват от работника или служителя до прекратяване на трудовото правоотношение с настоящия работодател. При прекратяване на трудовия договор се изплаща обезщетение за неизползван платен годишен отпуск, пропорционално на времето, което се зачита за трудов стаж при работодателя.

В програма ПАСОСС^®-Работни заплати 5 платеният отпуск досега беше сума от две числа – За текущата година и От минали години. В съответствие с описаните по-горе законови разпоредби, към 1.01.2012 г. вече трябва да бъде разпределен по групи:

Отложен платен отпуск от минали години

група	падеж
към 31.12.2009	безсрочен
от 2010	31.12.2012
от 2011	31.12.2012

Платен отпуск за текущата година

група	падеж
задължителен за ползване	31.12.2012
разрешен за отлагане	31.12.2013

Във версия 120206.1 е разработена служебна функция „Разпределение на отпуските от минали години към януари 2012”, която обработва базовата информация за няколко години (2010, 2011 и 2012), и автоматично преструктурира платения отпуск за ползване през 2012 на всеки служител. Указания за работа са публикувани тук.

Новият алгоритъм, който отчита разпределението по групи на въвежданите в Календар дни платен отпуск за 2012 година, е включен във версия 120206.1. Разпределението се прави по най-изгодния за работника начин: най-напред се ползват дните с най-близък падеж. При дни с еднакъв падеж, първо се отразяват дните от по-старата година. Само за 2012 има такава особеност: три групи дни (от 2010, от 2011 и задължителен за ползване през 2012) са с еднакъв падеж (31.12.2012) и ще бъдат разпределяни по този ред. След датата на падеж, всички неизползваните дни от тези три групи се губят. Отложеният отпуск преди 2010 г. е с безсрочен падеж и затова е добре да се ползва последен.